Program do monitorowania pracowników zgodny z RODO — jak wybrać i wdrożyć go w firmie?

Pytanie, które w pracy hybrydowej zadaje sobie każda firma

Gdy zespół pracuje częściowo z domu, a firmowe laptopy krążą między biurem, oddziałami i mieszkaniami pracowników, właściciel firmy i dział IT tracą prosty obraz tego, co dzieje się na komputerach służbowych. Czy praca się rozpoczęła? Ile czasu komputer był faktycznie używany? Czy licencje, za które firma płaci co miesiąc, są w ogóle wykorzystywane? Który laptop od tygodnia nie pojawił się w sieci?

Odpowiedzią na te pytania jest program do monitorowania pracowników — ale tylko wtedy, gdy jest dobrze dobrany. Źle wybrane narzędzie potrafi zebrać znacznie więcej danych, niż firma potrzebuje i niż pozwala prawo, a przy okazji zniszczyć zaufanie w zespole.

W tym artykule wyjaśniam, jakie rodzaje oprogramowania do monitorowania pracowników są dostępne, jakie obowiązki nakładają na pracodawcę Kodeks pracy i RODO, na co zwracać uwagę przy wyborze i jak przeprowadzić wdrożenie. Na końcu pokazuję, jak te zasady zastosowaliśmy w ActiSignal — naszym własnym systemie do monitoringu aktywności na komputerach firmowych z Windows.

Czym jest program do monitorowania pracowników?

To oprogramowanie instalowane na komputerach służbowych, które zbiera informacje o ich używaniu i przesyła je do wspólnego panelu. Pod tą samą nazwą kryją się jednak narzędzia o zupełnie innej filozofii — i to rozróżnienie jest najważniejszą decyzją przy wyborze.

Dla większości firm — szczególnie małych i średnich — wystarcza druga kategoria. Pytania o rozpoczęcie pracy, wykorzystanie aplikacji czy stan komputerów nie wymagają wiedzy o tym, co było na ekranie.

Czy monitoring pracowników jest legalny? Kodeks pracy i RODO

Tak, ale pod warunkami. Poniżej najważniejsze z nich w skrócie — to nie jest porada prawna, a przed wdrożeniem warto skonsultować regulamin i dokumentację z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

Kodeks pracy

Monitoring komputerów i aktywności na nich to w rozumieniu Kodeksu pracy „inna forma monitoringu” (art. 22³ § 4). Pracodawca może ją wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy. W praktyce oznacza to, że:

• cel, zakres i sposób monitoringu muszą być określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo — gdy firma nie ma obowiązku tworzenia regulaminu — w obwieszczeniu,

• pracownicy muszą zostać poinformowani o wprowadzeniu monitoringu najpóźniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,

• nowa osoba musi otrzymać tę informację na piśmie przed dopuszczeniem do pracy,

• monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika.

RODO

Dane z monitoringu to dane osobowe, więc obowiązują wszystkie zasady RODO, a w szczególności:

• minimalizacja danych — zbiera się tylko to, co jest niezbędne do określonego celu; zrzuty ekranu „na wszelki wypadek” trudno z tą zasadą pogodzić,

• ograniczenie przechowywania — dane muszą być usuwane, gdy przestają być potrzebne,

• obowiązek informacyjny — pracownik musi wiedzieć, jakie dane są zbierane, w jakim celu i jak długo są przechowywane,

• umowa powierzenia przetwarzania z dostawcą usługi, jeśli dane trafiają na jego serwery,

• w wielu przypadkach warto przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA) — systematyczne monitorowanie pracowników to klasyczny przykład przetwarzania, przy którym organy nadzorcze jej oczekują.

Wniosek jest prosty: im węższy i bardziej przejrzysty zakres danych zbiera program, tym łatwiej spełnić te wymagania.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do monitorowania pracowników?

1. Zakres zbieranych danych

Zacznij od listy pytań, na które firma chce znać odpowiedź, a dopiero potem sprawdzaj funkcje. Dobry program pozwala precyzyjnie ustalić, co jest zbierane, i jasno komunikuje, czego nie zbiera nigdy — keyloggera, zrzutów ekranu, nagrań, tytułów okien, treści wiadomości.

2. Strony WWW: domeny zamiast pełnych adresów

Informacja, że ktoś spędził 48 minut na teams.microsoft.com, wystarcza do oceny wykorzystania narzędzi. Pełny adres strony, fraza wyszukiwania czy treść formularza — już nie są potrzebne, a mogą zawierać dane wrażliwe. Najlepiej, gdy śledzenie stron jest funkcją, którą administrator świadomie włącza, a nie domyślnym ustawieniem.

3. Konfigurowalny okres przechowywania i automatyczne usuwanie

Program powinien pozwalać ustawić, jak długo przechowywane są dane, i usuwać je automatycznie. Ręczne „czyszczenie raz na jakiś czas” to przepis na dane trzymane latami.

4. Praca zdalna i laptopy poza siecią

Laptop pracownika zdalnego bywa godzinami offline. Sprawdź, czy agent buforuje dane lokalnie i wysyła je po odzyskaniu połączenia — oraz czy panel pokazuje, kiedy komputer przestał przesyłać dane. Inaczej brak danych łatwo pomylić z brakiem pracy.

5. Stan komputerów i agentów dla działu IT

Monitoring aktywności to także narzędzie utrzymaniowe: które komputery od dawna się nie łączyły, gdzie agent jest nieaktualny, gdzie występują błędy synchronizacji. To informacje, z których dział IT korzysta codziennie.

6. Wdrożenie bez ręcznej instalacji na każdym komputerze

W firmie z kilkudziesięcioma stanowiskami instalacja „z pendrive’a” nie wchodzi w grę. Szukaj instalatora MSI, który można wdrożyć zdalnie przez Microsoft Intune, GPO lub system RMM, i rozwiązania, które nie wymaga zmian w sieci firmowej.

7. Role, uprawnienia i dziennik audytu

Kierownik nie musi widzieć tego samego co dział IT, a dział IT — tego samego co zarząd. Dobry system ma role z ograniczonym zakresem uprawnień oraz zapisuje, kto i kiedy przeglądał dane — to jeden z najlepszych argumentów, gdy pracownicy pytają, kto ma dostęp do informacji o nich.

8. Bezpieczeństwo danych

Połączenie szyfrowane (TLS), dwuskładnikowe logowanie dla administratorów, jasno określone miejsce przechowywania danych i umowa powierzenia — to minimum. Warto też zapytać dostawcę, jak izolowane są dane różnych klientów.

9. Przejrzysty cennik i okres próbny

Najczęstszy model to opłata za monitorowany komputer miesięcznie. Sprawdź, czy tańszy plan nie wycina kluczowych funkcji, czy da się przetestować program na kilku komputerach bez karty płatniczej i czy okres próbny nie przechodzi automatycznie w płatną subskrypcję.

Czas aktywny to nie to samo co produktywność

Nawet najlepszy program pokazuje tylko to, co dzieje się na komputerze. Nie obejmuje spotkań, rozmów telefonicznych, pracy koncepcyjnej z kartką papieru ani rozmowy z klientem w biurze. Dlatego dane z monitoringu najlepiej traktować jako punkt wyjścia do rozmowy — o obciążeniu zespołu, o narzędziach, które się nie przyjęły, o licencjach do wypowiedzenia — a nie jako ranking pracowników.

Firmy, które tak podchodzą do monitoringu i mówią o tym otwarcie, rzadko spotykają się z oporem zespołu. Te, które wdrażają go po cichu i w maksymalnym zakresie — prawie zawsze.

ActiSignal — monitoring aktywności bez zrzutów ekranu i keyloggera

Powyższe kryteria nie są przypadkowe — to założenia, na których zbudowaliśmy ActiSignal, nasz własny program do monitorowania aktywności pracowników i komputerów firmowych z systemem Windows. Opisuję go tu otwarcie jako produkt Griff Software.

W jednym panelu w przeglądarce ActiSignal pokazuje:

• status każdego komputera — online, bezczynny, offline — wraz z zalogowanym użytkownikiem,

• sesje pracy — logowanie, wylogowanie, blokadę i odblokowanie na czytelnej osi dnia,

• czas aktywny i bezczynny — liczony na podstawie sygnałów systemu Windows, bez rejestrowania klawiatury i myszy,

• wykorzystanie aplikacji — ile czasu przypada na Teams, Excel, program księgowy, CRM czy ERP,

• czas w domenach stron — wyłącznie domena, gdy administrator włączy tę funkcję,

• stan Agentów — które komputery przestały przesyłać dane albo wymagają aktualizacji,

• zestawienia dzienne, tygodniowe i miesięczne dla kierowników i zarządu.

Prywatność wpisana w architekturę

ActiSignal nie wykonuje zrzutów ani nagrań ekranu, nie rejestruje naciśnięć klawiszy, nie odczytuje schowka, tytułów okien, treści wiadomości ani pełnych adresów stron. To nie są opcje, które można włączyć — kod, który mógłby te dane odczytać, po prostu nie istnieje. Administrator ustala, jakie dane są zbierane, w jakich godzinach i jak długo są przechowywane, a po tym czasie są one usuwane automatycznie. Szczegóły opisuje strona Bezpieczeństwo i RODO.

Wdrożenie w czterech krokach

1. Instalacja Agenta — instalator MSI uruchamiany ręcznie lub zdalnie przez Intune albo GPO; Agent działa w tle jako usługa systemu Windows.

2. Ustalenie zasad — administrator decyduje o zakresie danych, godzinach monitorowania i okresie przechowywania.

3. Przesyłanie danych — wyłącznie szyfrowanym połączeniem, z buforowaniem, gdy laptop jest offline.

4. Podgląd i zestawienia — właściciel, kierownicy i dział IT widzą dane zgodnie ze swoimi uprawnieniami.

Ile kosztuje ActiSignal?

Opłata naliczana jest wyłącznie za monitorowane komputery, a wszystkie najważniejsze funkcje są dostępne w każdym planie. Ceny netto za komputer miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (stan na październik 2026):

ActiSignal można przetestować bezpłatnie przez 30 dni na maksymalnie 10 komputerach, z pełną funkcjonalnością i bez karty płatniczej — okres próbny nie przechodzi automatycznie w płatny abonament. Aktualne ceny i kalkulator znajdziesz w cenniku ActiSignal.

Jak wdrożyć monitoring pracowników w firmie — krok po kroku

1. Zdefiniuj cel. Zapisz, na jakie pytania ma odpowiadać monitoring — np. „czy licencje są wykorzystywane” albo „które komputery nie przesyłają danych”.

2. Dobierz minimalny zakres danych. Włącz tylko te funkcje, które odpowiadają na zapisane pytania.

3. Ustal okres przechowywania. Tak krótki, jak to możliwe dla danego celu — i ustawiony w systemie, a nie w dokumencie.

4. Przygotuj dokumentację. Zapisy w regulaminie pracy (lub obwieszczeniu), klauzula informacyjna RODO, umowa powierzenia z dostawcą, w razie potrzeby DPIA.

5. Poinformuj zespół. Najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem — najlepiej nie tylko pismem, ale i rozmową: co jest zbierane, czego program nie widzi, kto ma dostęp do danych.

6. Przeprowadź pilotaż. Kilka komputerów, dwa–trzy tygodnie, weryfikacja, czy dane faktycznie odpowiadają na zadane pytania.

7. Wdróż na wszystkich stanowiskach — zdalnie, przez Intune, GPO lub RMM.

8. Wracaj do ustawień. Raz na kwartał sprawdź, czy zakres danych i uprawnienia nadal są potrzebne.

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca może monitorować komputer pracownika?

Tak, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy i właściwego użytkowania narzędzi pracy, a cel, zakres i sposób monitoringu zostały określone w regulaminie pracy (albo w układzie zbiorowym lub obwieszczeniu) i przekazane pracownikom z wyprzedzeniem.

Czy trzeba informować pracowników o monitoringu komputerów?

Tak. Kodeks pracy wymaga poinformowania pracowników najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu, a nowych osób — na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. RODO dodatkowo wymaga przekazania informacji o celu, zakresie i okresie przechowywania danych.

Czy program do monitorowania pracowników może robić zrzuty ekranu?

Technicznie wiele programów to robi, ale zrzuty ekranu niemal zawsze zawierają dane, których pracodawca nie potrzebuje — korespondencję, dane klientów, czasem informacje prywatne. Trudno je pogodzić z zasadą minimalizacji danych, dlatego coraz więcej firm wybiera narzędzia oparte wyłącznie na metadanych, takie jak ActiSignal.

Czy można monitorować pracowników zdalnych?

Tak, na tych samych zasadach co pracowników w biurze, jeśli monitoring dotyczy służbowego komputera. Ważne, by program poprawnie obsługiwał laptopy, które bywają poza siecią, i nie mylił braku połączenia z brakiem pracy.

Czy pracownik widzi, że jest monitorowany?

Powinien. Poza obowiązkiem informacyjnym wynikającym z prawa dobrą praktyką jest, by agent był widoczny w systemie, a zasady monitoringu — dostępne dla każdego. W ActiSignal przejrzystość wobec pracowników jest jednym z założeń produktu.

Ile kosztuje program do monitorowania pracowników?

Najczęściej od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych netto za komputer miesięcznie, zależnie od liczby stanowisk, długości historii danych i poziomu wsparcia. ActiSignal kosztuje od 18,90 do 24,90 zł netto za komputer miesięcznie przy rozliczeniu rocznym.

Podsumowanie

Dobry program do monitorowania pracowników nie musi widzieć wszystkiego. Powinien odpowiadać na konkretne pytania firmy, zbierać tylko niezbędne dane, usuwać je automatycznie i działać według zasad, które zespół zna i rozumie. Tak zaprojektowaliśmy ActiSignal — a jeśli interesuje Cię, jak zbudowany jest od środka, opisaliśmy to w realizacji ActiSignal.

Jeśli natomiast Twoja firma potrzebuje systemu szytego na miarę — z własnymi procesami, integracjami i aplikacjami — zobacz, jakie oprogramowanie tworzymy, albo przeczytaj, kiedy warto zbudować własne rozwiązanie zamiast kupować gotowe.