Gotowy system czy dedykowane oprogramowanie — kiedy warto zbudować własne rozwiązanie?

Najpierw warto sprawdzić gotowe rozwiązania

Jako software house moglibyśmy zacząć od tezy, że dedykowane oprogramowanie zawsze wygrywa. Byłaby to jednak nieprawda. Dla wielu firm najlepszą decyzją jest zakup gotowego systemu w modelu SaaS — CRM-u, programu do fakturowania, systemu rezerwacji czy narzędzia do zarządzania zadaniami.

Gotowe narzędzie ma poważne zalety: działa od razu, kosztuje zwykle od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie, jest rozwijane przez producenta i sprawdzone przez wiele innych firm. Nie trzeba go projektować, testować ani utrzymywać.

Prosta reguła: jeżeli istniejący produkt rozwiązuje 80–90% problemu w rozsądnej cenie, a brakującą resztę da się obejść bez większego wysiłku, budowa własnego systemu najczęściej się nie opłaca. Lepiej wtedy dostosować proces do narzędzia, niż płacić za odtworzenie czegoś, co już istnieje.

Przez ponad 10 lat komercyjnej pracy przy oprogramowaniu widziałem projekty, które nie powinny były powstać, bo gotowy produkt robił to samo taniej — i takie, w których firma latami płaciła za kilka subskrypcji, a kluczowa praca i tak odbywała się w arkuszach. Ten artykuł ma pomóc odróżnić jedną sytuację od drugiej.

Kiedy dedykowany system zaczyna mieć sens

Digitalizacja firmy zwykle zaczyna się od arkuszy, poczty i kilku subskrypcji — i przez długi czas to wystarcza. Sytuacja się zmienia, gdy narzędzia zamiast wspierać pracę zaczynają ją spowalniać. Typowe sygnały:

• pracownicy przepisują te same dane między kilkoma systemami;

• arkusz w Excelu lub Google Sheets stał się krytyczny dla działania firmy — jego błąd lub utrata zatrzymuje pracę;

• gotowy system wymusza obejścia: dodatkowe arkusze, notatki na boku, pola używane niezgodnie z przeznaczeniem;

• firma pracuje według nietypowego procesu, którego żaden produkt na rynku nie odwzorowuje;

• te same ręczne czynności powtarzają się każdego dnia;

• brakuje integracji — systemy nie wymieniają danych, a producenci nie planują tego zmienić;

• koszt licencji rośnie z liczbą użytkowników i przy większej skali zaczyna przewyższać koszt własnego rozwiązania;

• klienci potrzebują dedykowanego portalu: do składania zamówień, śledzenia statusu czy pobierania dokumentów;

• oprogramowanie jest częścią przewagi konkurencyjnej — sposób obsługi klientów odróżnia firmę od konkurencji i nie powinien wyglądać tak samo jak u wszystkich, którzy kupili ten sam produkt.

Pojedynczy sygnał rzadko przesądza sprawę. Kilka naraz zwykle oznacza, że firma płaci za obecny sposób pracy więcej, niż widać w zestawieniu kosztów.

Sygnały ostrzegawcze — czy brzmią znajomo?

Poniższe zdania pojawiają się w rozmowach o automatyzacji procesów bardzo często:

• „Tylko Anna wie, jak działa ten Excel.”

• „Zamówienia z systemu A przepisujemy ręcznie do systemu B.”

• „Klienci wysyłają maile, a ktoś wprowadza wszystko ręcznie.”

• „Płacimy za pięć subskrypcji, a i tak pracujemy w arkuszach.”

• „System nie potrafi odwzorować tego, jak naprawdę pracujemy.”

Za każdym z nich stoi konkretne ryzyko: zależność od jednej osoby, błędy przy przepisywaniu, opóźnienia w obsłudze klientów, koszty narzędzi, które nie rozwiązują problemu, i proces dopasowany do ograniczeń programu zamiast do potrzeb firmy. Jeżeli kilka z tych zdań pasuje do własnej organizacji, warto policzyć, ile naprawdę kosztuje obecny sposób pracy.

Przykład: jak zmienia się proces obsługi zamówień

Przykład poglądowy — typowa firma usługowa, która przyjmuje zamówienia od klientów biznesowych. To nie jest opis konkretnej realizacji.

Dziś zamówienie przechodzi przez sześć miejsc: e-mail, Excel, telefon, PDF, ręcznie wysyłany SMS i system księgowy. Każde przejście oznacza kopiowanie danych i każde jest okazją do pomyłki. Informacja o stanie zamówienia jest rozproszona między skrzynką pocztową, arkuszem i telefonem pracownika.

To typowa sytuacja, w której firma zaczyna szukać systemu zamiast Excela. Co zmienia się operacyjnie:

• znika przepisywanie danych, a razem z nim większość błędów;

• status każdego zamówienia widzi zespół i klient — bez dzwonienia i dopytywania;

• wiedza o procesie jest zapisana w systemie, a nie w głowie jednej osoby;

• nowy pracownik uczy się jednego narzędzia zamiast kilku arkuszy i nieformalnych zasad;

• kierownictwo widzi dane na bieżąco, zamiast zbierać je na koniec miesiąca.

Warto zauważyć, że system księgowy w tym przykładzie zostaje. Dedykowane oprogramowanie nie musi zastępować wszystkiego — często najlepiej sprawdza się jako warstwa, która łączy gotowe narzędzia w jeden spójny proces.

Zalety dedykowanego oprogramowania

Dedykowane oprogramowanie dla firm, czyli oprogramowanie na zamówienie, ma kilka przewag, których gotowy produkt z definicji nie zapewni:

• Oprogramowanie dopasowane do procesu — system odwzorowuje sposób pracy firmy, a nie odwrotnie.

• Integracje — połączenie z księgowością, ERP, sklepem internetowym, firmą kurierską czy bramką płatności tam, gdzie gotowe produkty tego nie oferują. Więcej o tym w opisie usługi integracje systemów.

• Automatyzacja — powtarzalne czynności, takie jak powiadomienia, przypomnienia czy generowanie dokumentów, wykonuje system.

• Własność i kontrola — kod źródłowy i dane należą do firmy, a o kierunku rozwoju decyduje firma, a nie producent. W Griff Software autorskie prawa majątkowe do kodu przenosimy na zamawiającego.

• Skalowalność — koszt nie rośnie automatycznie z każdym nowym użytkownikiem, jak przy licencjach liczonych od stanowiska.

• Mniej pracy ręcznej — czas zespołu wraca do zadań, które naprawdę wymagają człowieka.

Wady, o których trzeba wiedzieć

• Wyższy koszt początkowy — zamiast abonamentu pojawia się jednorazowa inwestycja, zwykle od kilkudziesięciu tysięcy złotych w górę. Szczegółowo opisujemy, ile kosztuje stworzenie dedykowanego systemu i od czego zależy ta kwota.

• Czas realizacji — gotowe narzędzie można uruchomić od razu, własny system potrzebuje tygodni lub miesięcy, zanim trafi do użytkowników.

• Utrzymanie — aktualizacje bezpieczeństwa, hosting, kopie zapasowe i poprawki to stały koszt, który przy SaaS ponosi producent.

• Potrzeba dobrej specyfikacji — trzeba poświęcić czas na opisanie procesu. System będzie tak dobry, jak dobre jest zrozumienie problemu na starcie.

• Odpowiedzialność za rozwój produktu — nikt nie doda nowych funkcji „przy okazji aktualizacji”. O kierunku rozwoju decyduje firma i to ona za niego płaci.

Te wady nie są argumentem przeciwko własnemu systemowi. Są kosztem, który trzeba uczciwie uwzględnić w rachunku.

Gotowy system czy dedykowany? Lista kontrolna

Gotowy system (SaaS) zwykle wystarczy, gdy:

• proces jest standardowy, np. fakturowanie, prosty CRM, kalendarz rezerwacji;

• istniejący produkt pokrywa najważniejsze wymagania;

• budżet na wdrożenie jest niewielki;

• szybkie uruchomienie jest ważniejsze niż dopasowanie do procesu.

Dedykowane oprogramowanie warto rozważyć, gdy:

• proces jest nietypowy i stanowi o sposobie działania firmy;

• integracje między systemami są niezbędne;

• praca ręczna kosztuje więcej, niż kosztowałaby automatyzacja;

• system jest krytyczny dla działania firmy;

• dostępne produkty wyraźnie ograniczają sposób pracy.

Rozwiązanie pośrednie

Często najlepszą odpowiedzią nie jest ani jedno, ani drugie. Gotowy system obsługuje to, co standardowe — na przykład księgowość — a dedykowany moduł lub integracja łączy go z resztą firmy. Taki wariant bywa znacznie tańszy niż budowa całego systemu od zera, a usuwa największe źródło ręcznej pracy. Na stronie Usługi opisujemy, jakie rodzaje systemów i integracji realizujemy, a w zakładce Realizacje można znaleźć przykłady wdrożonych projektów.

Jak policzyć, czy to się opłaca

Najprostszy rachunek zaczyna się od czasu. Jeżeli w przykładowej firmie trzy osoby poświęcają codziennie po dwie godziny na przepisywanie danych, to łącznie około 6 godzin dziennie, czyli ponad 120 godzin miesięcznie. Do tego dochodzi koszt pomyłek, opóźnień i ryzyka, że kluczowa wiedza odejdzie razem z pracownikiem.

Tę kwotę warto porównać z kosztem automatyzacji rozłożonym na kilka lat — powiększonym o utrzymanie nowego systemu. Jeżeli różnica jest niewielka, gotowe narzędzie i drobne usprawnienia procesu będą rozsądniejszym wyborem. Jeżeli jest wyraźna, własna aplikacja dla firmy ma solidne uzasadnienie biznesowe.